Информационен бюлетин
Брой 4(16), м. април, 2005

Случай на месеца: Правилно ли е да ни искат копие от личната карта
Дарина Палова, ПДИ

Случай:

Главна дирекция Изпълнение на наказанията изисква ксерокопие от лична карта в комплект с набора от документи, за участници в конкурс за работа като пробационен служител. Правилно ли е това?

Коментар:

Изискването да се предоставя копие от лична карта с комплекта документи за постъпване на работа, е обичайна практика на повечето работодатели. Освен тях, други администратори на данни по различни поводи изискват същото - например при подаване на молби за ползване на определени социални услуги; при закупуването на телефон на изплащане; дори Комисията за защита на личните данни е имала подобно изискване по отношение на физическите лица, които са подавали своите документи, за да бъдат регистрирани като администратори на лични данни¹.

Едва ли е възможно еднозначно да отговорим на въпроса правилно ли е това изискване. Без съмнение, нарушение е налице, ако работодателите задържат личната карта на кандидатите за работа (за да впишат нужните им данни), тъй като тя е основен идентификационен документ на всеки български гражданин по Закона за българските документи за самоличност. Съгласно този закон личната карта може да се задържа единствено от органите на МВР и то при изрично изброени в закона хипотези.

Очевидно, при кандидатстване за работа не всички данни, съдържащи се в личната карта на едно лице, са нужни на работодателя - важно е да се запишат трите имена, ЕГН/номера на личната карта и евентуално адреса на участващото в конкурса лице. Личната карта съдържа още данни, които не са пряко свързани с целта на обработване на данните от администратора - например място на раждане, ръст, цвят на очите, особени белези. Събирането на повече от необходимите лични данни е по-скоро “за всеки случай”, без да следва конкретна релевантна цел. В този смисъл по-правилно е нужните данни от личната карта да се запишат, а не да се въвежда задължително изискване за предоставяне на ксерокопие от картата.

Следователно, в случай че липсва изрично определено нормативно задължение за участниците в конкурса да предоставят ксерокопия от своите лични документи, а работодателите - да имат право да изискват и съхраняват такива копия, то събирането и съхраняването им може да стане само със съгласието на всяко лице, а не като задължително условие. Дори тогава, администраторът на данни е длъжен да уведоми лицето, доброволно предоставящо ксерокопие на личната си карта, за какво ще използва това копие (с какви цели), както и да унищожи събраните данни след приключване на тяхното обработване.

1. Приложение № 2 към чл. 33, ал. 1 от Правилника за дейността на Комисията за защита на личните данни и нейната администрация.